கூட்டங்களை பயனுள்ளதாக்கும் ஆறு கேள்விகள்

ஒவ்வொரு தலைவரும் தெரிந்துகொள்ள வேண்டிய முக்கிய வழிகாட்டி

“கூட்டம் (Meeting)” என்பது ஒவ்வொரு நிறுவனத்தின், அமைப்பின் மற்றும் சமூகத்தின் தீர்மானம் எடுக்கும் இதயம் ஆகும்.
ஆனால் உண்மையில் என்ன நடக்கிறது?

சில கூட்டங்கள் மணிநேரங்கள் நீள்கின்றன ஆனால் எந்த முடிவும் கிடையாது.
சில கூட்டங்களில் முக்கிய நபர்கள் இல்லாததால் தீர்வு இல்லை.
சில கூட்டங்களில் தேவையற்ற விவாதங்கள் நேரத்தை வீணாக்குகின்றன.

இதற்கான தீர்வு : “ஆறு கேள்வி முறை” (Six Questions Framework).
ஒரு கூட்டம் தொடங்குவதற்கு முன் இந்த ஆறு கேள்விகளுக்கான பதில் இருந்தால், அந்த கூட்டம் பயனுள்ளதும், செயல்திறனும், குறைந்த நேரத்தில் பலனைத் தருவதாகும்.

1️⃣ என்ன பேசவேண்டும்? (What to talk about?)

விளக்கம்

கூட்டத்திற்கு வருகிறவர்களுக்கு தெளிவான அஜெண்டா (Agenda) தேவை. இல்லையெனில் கூட்டம் திசை இழக்கும்.

உதாரணம்

பள்ளி நிர்வாக கூட்டம் – “அடுத்த மாதத் தேர்விற்கான திட்டமிடல்” என்ற ஒரே தலைப்பில் மட்டுமே கவனம்.
நிறுவனம் – “புதிய விற்பனை இலக்குகளை நிர்ணயித்தல்.”

Case Study

ஒரு சாப்ட்வேர் நிறுவனம் வாராந்திர கூட்டத்தில் எந்தத் திட்டத்தின் நிலையை மட்டும் பேச வேண்டும் என்று முன்கூட்டியே அஜெண்டா அனுப்பியது.
இதனால் தேவையற்ற விவாதங்கள் குறைந்தன; 2 மணிநேர கூட்டம் 40 நிமிடங்களில் முடிந்தது.

இன்றைய பயன்பாடு

அஜெண்டா ஆவணத்தை முன்கூட்டியே WhatsApp அல்லது Email மூலம் பகிருங்கள்.

2️⃣ யார் பங்கேற்க வேண்டும்? (Who should be here?)

விளக்கம்

எல்லோரையும் கூட்டத்திற்கு அழைப்பது பயனில்லை.
தீர்மானம் எடுக்கும் அதிகாரமுள்ளவர்கள் மற்றும் தகவல் வழங்க வேண்டியவர்கள் மட்டுமே இருக்க வேண்டும்.

உதாரணம்

கட்டுமான திட்டம் – Engineer + Accountant + Site Supervisor போதுமானவர்கள்.
எல்லாரையும் அழைத்தால் நேர விரயம்.

Case Study

ஒரு NGO, தேவையில்லாத 25 பேருக்கு பதிலாக முக்கிய 7 பேரையே அழைத்தது.
முடிவுகள் விரைவில் எடுக்கப்பட்டன; பங்கேற்பாளர்களும் மகிழ்ந்தனர்.

இன்றைய பயன்பாடு

Google Calendar Invite மூலம் தேவையானவர்களுக்கே அழைப்பு அனுப்புங்கள்.

3️⃣ எங்கு நடத்துவது? (Where should it be?)

விளக்கம்

இடம் (Location) கூட்டத்தின் தரத்தை தீர்மானிக்கும். தவறான இடத்தில் கூட்டம் நடந்தால் கவனம் சிதறும்.

உதாரணம்

ஆன்லைன் கூட்டங்கள் – Zoom / Google Meet
நேரடி கூட்டங்கள் – அமைதியான Meeting Room / Hall
Hybrid Meetings – வெளிநாட்டு மற்றும் உள்ளூர் பங்கேற்பாளர்களை இணைக்க.

Case Study

ஒரு பல்கலைக்கழகம் மாணவர் சங்க கூட்டத்தை உணவகத்தில் நடத்தியதால் சத்தத்தால் பயனில்லை. அடுத்த முறை Library Meeting Hall பயன்படுத்தியபோது சிறந்த முடிவுகள் கிடைத்தன.

இன்றைய பயன்பாடு

சூழ்நிலைக்கேற்ற இடத்தைத் தேர்வு செய்வது நேரத்தையும் மனதையும் சேமிக்கிறது.

4️⃣ எப்போது நடத்துவது? (When to meet?)

விளக்கம்

கூட்டத்தின் நேரம் மிக முக்கியம். சோர்வான நேரங்களில் கூட்டம் வைத்தால் யாரும் கவனம் செலுத்தமாட்டார்கள்.

உதாரணம்

காலை 9.30 – 11.00 மனச்சுறுசுறுப்பு அதிகம் இருக்கும் சிறந்த நேரம்.
வேலை முடிவதற்கு முன் கூட்டம் வைத்தால் கவனம் குறையும்.

Case Study

ஒரு வங்கி, திங்கள் காலை கூட்டத்தை புதன் காலை மாற்றியது.
பங்கேற்பாளர்கள் புத்துணர்வுடன் கலந்து சிறந்த யோசனைகளை வழங்கினர்.

இன்றைய பயன்பாடு

Google Calendar / Outlook Reminder மூலம் சரியான நேர நிர்ணயம் செய்யலாம்.

5️⃣ எவ்வளவு நேரம் எடுக்க வேண்டும்? (How long does it take?)

விளக்கம்

கூட்டத்திற்கு Time Limit அவசியம். இல்லையெனில் 30 நிமிட விவாதம் 3 மணிநேரமாக நீளும்.

உதாரணம்

சிறிய குழுக் கூட்டம் – 20 நிமிடங்கள்.
Project Review – 1 மணி நேரம்.

Case Study

ஒரு IT நிறுவனம், கூட்டங்களை 25 நிமிடங்களுக்கு மட்டுப்படுத்தும் Stand-up Meeting முறையைப் பயன்படுத்தியது. இதனால் உற்பத்தித் திறன் 30% அதிகரித்தது.

இன்றைய பயன்பாடு

Timer / Meeting Clock பயன்படுத்தி நேர கட்டுப்பாடு கடைப்பிடிக்கலாம்.

6️⃣ என்ன முடிவு எடுக்கவேண்டும்? (What to deliver?)

விளக்கம்

ஒவ்வொரு கூட்டத்திற்கும் Action Plan (செயல் திட்டம்) தேவை. இல்லையெனில் முடிவுகள் வெறும் பேச்சாகவே இருக்கும்.

உதாரணம்

“அடுத்த வாரம் புதிய மார்க்கெட்டிங் திட்டத்தை WhatsApp குழுவில் பகிர வேண்டும்.”
“அடுத்த கூட்டத்தில் மாணவர் கருத்துக் கணிப்பு முடிவுகளை கொண்டு வர வேண்டும்.”

Case Study

ஒரு NGO கூட்டத்தில், ஒவ்வொருவரும் 5 மாணவர்களின் வீட்டு நிலையை ஆய்வு செய்து அடுத்த வாரம் அறிக்கை சமர்ப்பிக்க வேண்டும் என்று முடிவு எடுக்கப்பட்டது. இதனால் அடுத்த கூட்டம் பயனுள்ள தகவல்களுடன் தொடங்கும்.

இன்றைய பயன்பாடு

கூட்டம் முடிந்தவுடன் Meeting Minutes (MoM) மின்னஞ்சல் மூலம் அனைவருக்கும் அனுப்புங்கள்.

இந்த ஆறு கேள்விகளுக்கான பதில் இல்லாமல் நடக்கும் கூட்டங்கள் பெரும்பாலும் நேரத்தை வீணாக்கும்.
ஆனால் ஒரு தலைவர்,

என்ன பேசுவது?
யார் பங்கேற்க வேண்டும்?
எங்கு நடத்துவது?
எப்போது நடத்துவது?
எவ்வளவு நேரம்?
என்ன முடிவு? என்பதைக் கவனமாகத் தீர்மானித்தால், அந்த கூட்டம் குழுவின் திறனை உயர்த்தும், நிறுவனத்தின் வளர்ச்சியை வேகப்படுத்தும், மற்றும் தலைவரின் முன்னேற்றத்தை உறுதி செய்யும்.

தொடர் கட்டுரையில் கடந்த கட்டுரையினை படிக்காவிட்டால் அதனை

தலைமைத்துவத்தில் 6 முக்கிய பாணிகள்

மேலதிக தகவல்களுக்கு மாற்றம் செய்திகள் இணையத்தளத்தினுள் பிரவேசியுங்கள்.

மேலதிக தகவல்களை உடனுக்குடன் பெற்றுக்கொள்ள மாற்றம் செய்திகள் முகநூல் பக்கத்தை பின்தொடரவும்.

Six Questions to Make Meetings More Effective

A Key Guide Every Leader Should Know

A meeting is the heartbeat of every organization, institution, and community where important decisions are made.
But what really happens in most meetings?

Some meetings go on for hours without any conclusion.
Some fail to produce results because key people are absent.
Some waste time in unnecessary discussions.

The solution: the “Six Questions Framework.”
If a leader answers these six questions before the meeting begins, the meeting will be more productive, focused, and result-oriented — all in less time.

1️⃣ What should we talk about?

Explanation

Participants must have a clear agenda. Without one, meetings lose direction and purpose.

Example

School management meeting – focus only on “planning for next month’s examinations.”
Company meeting – “setting new sales targets.”

Case Study

A software company shared the agenda in advance, specifying that only project progress updates would be discussed.
As a result, unnecessary debates were reduced — a 2-hour meeting was completed in just 40 minutes.

Practical Tip

Share the agenda document in advance via WhatsApp or Email.

2️⃣ Who should attend?

Explanation

Inviting everyone is unproductive.
Only those with decision-making authority or essential information should be present.

Example

Construction project – Engineer + Accountant + Site Supervisor are sufficient.
Inviting everyone leads to wasted time.

Case Study

An NGO replaced 25 unnecessary attendees with just 7 key members.
Decisions were made faster, and participants were more satisfied.

Practical Tip

Send invites only to relevant members using Google Calendar.

3️⃣ Where should it be held?

Explanation

The location determines the quality of a meeting.
An unsuitable place distracts participants and reduces focus.

Example

Online meetings – Zoom / Google Meet for remote teams.
In-person meetings – quiet meeting room or hall.
Hybrid meetings – connect both local and overseas participants.

Case Study

A university once held a student council meeting in a cafeteria — the noise ruined focus.
Next time, they used the Library Meeting Hall and achieved great results.

Practical Tip

Choose the right environment to save both time and mental energy.

4️⃣ When should it be held?

Explanation

Timing is everything.
If a meeting is scheduled during low-energy hours, people won’t pay attention.

Example

9:30 a.m. to 11:00 a.m. is the most productive time (high focus and energy).
Meetings held at the end of the workday often lack engagement.

Case Study

A bank shifted its meetings from Monday morning to Wednesday morning.
Result – participants felt refreshed and contributed better ideas.

Practical Tip

Use Google Calendar or Outlook Reminders to schedule optimal meeting times.

5️⃣ How long should it take?

Explanation

Every meeting must have a time limit.
Otherwise, a 30-minute discussion may drag on for 3 hours.

Example

Small team meeting – 20 minutes.
Project review – 1 hour.

Case Study

An IT company implemented “Stand-up Meetings” limited to 25 minutes.
This boosted productivity by 30%.

Practical Tip

Use a timer or meeting clock to manage duration effectively.

6️⃣ What should be the outcome?

Explanation

Every meeting needs a clear Action Plan.
Without it, discussions remain just talk.

Example

“Share the new marketing plan in the WhatsApp group by next week.”
“Bring student survey results to the next meeting.”

Case Study

In one NGO meeting, each member was asked to survey 5 students’ home situations and submit a report next week.
The following meeting began with valuable, actionable data.